¿Cómo presupuestar un evento?

¿Cómo presupuestar un evento?

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Presupuestar bien un evento es una de las tareas más delicadas a las que se tiene que enfrentar un organizador de eventos. El presupuesto es un documento que combina actividades de planificación y de gestión.

 

 

¿Que incluye el presupuesto de un evento?

Incluye una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y beneficio planificado. En muchas ocasiones, los organizadores deberán trabajar con un presupuesto determinado. En otras ocasiones, puede que se espere que el evento arroje beneficios a través de una cuota de inscripción, venta de entradas, alquiler de espacios, subvenciones o la comercialización de productos o servicios.

 

Coordinando gastos del evento

En el caso de que organices un evento que no tenga ánimo de lucro, será esencial determinar quién va a asumir cada partida presupuestaria. Si es el cliente quien sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto. Así mantendrás al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de las decisiones y en caso de que surgiera una discrepancia se podría solucionar con mayor celeridad. El coordinador tendrá la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos: desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas. Si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos. Actualmente es normal exigir a los organizadores internos o externos que justifiquen cada euro invertido en el evento, así como una medición del retorno sobre la inversión (ROI). Esto implica que es necesario alcanzar unas metas medibles y cuantificables; es decir, un aumento de las ventas, un mayor reconocimiento de la marca, la generación de contactos, etc.

 

Gastos básicos de un evento:

  • Lugar de celebración: especialmente si es una primera edición, es preferible que el evento tenga lugar en un establecimiento gratuito. Muy pocos eventos se pueden permitir pagar miles de euros por el alquiler del sitio.
  • Habitaciones de ponentes y gestión de viajes: cuando el evento tiene lugar en un hotel con centro de convenciones, si garantizas una alta ocupación del establecimiento hotelero (que es donde reside su negocio real) será sencillo pactar una rebaja en el alquiler del espacio o incluso conseguirlo de manera gratuita. Si van a venir más de 10-15 ponentes, contrata a una agencia. Esta agencia también puede tener un papel importante en la intermediación con el centro de convenciones, pero recuerda, has de estar muy encima de la agencia.
  • Montaje (audiovisual, escenografía, stands): en esta partida es donde más varían los presupuestos.
  • Catering: aunque no lo parezca, si el evento tiene cientos de asistentes, los cafés tienen un coste muy alto. Negocia de forma agresiva para que te dejen traer el café desde una empresa externa, siempre serán más baratos. Si no es posible, como sucede en todos los hoteles, pelea para que te rebajen el máximo posible. Un detalle que puedes valorar y que te reducirá mucho esta partida presupuestario es servir el café en un vaso de plástico en vez de en una taza.
  • Cartelería/acreditaciones/bolsas: es vital que trabajes con un diseñador con experiencia en formatos impresos.
  • Wifi: este gasto como el de lugar de celebración es posible negociarlo y que sea gratuito.
  • Azafateo: esta partida también es prescindible. Si cuentas con personas de confianza y comprometidas, éstas pueden hacer un trabajo similar o incluso mejor.
  • Comunicación (web, vídeos, streaming…)
  • Seguro: aunque las primas son cada vez más altas, es imprescindible al menos el de responsabilidad civil. No obstante, considera todos los riesgos potenciales antes de determinar otros tipos de coberturas que puedes necesitar.
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