¿Cómo trabajar de secretaria o asistente de dirección?

¿Organización, planificación y atención al cliente son habilidades que te definen? Y es que para ser secretaria o asistente directivo se necesita una sólida formación en estas y muchas más áreas.

Los tiempos cambian y el secretariado es una profesión cuyas responsabilidades se están ampliando y evolucionando hacia una figura muy alejada de aquellas conocidas en los años 60 y 70. Ayudante de dirección o personal assistant son algunos de los términos que se utilizan actualmente.

 

Formación requerida

La formación en secretariado es muy completa e implica competencias financieras y administrativas para poder manejar distintos documentos a diario. La comunicación en la empresa y el protocolo son otros de los contenidos que debes estudiar, además de aprender a manejar con fluidez sistemas operativos básicos, hojas de cálculo y procesadores de texto.

Tampoco hay que olvidar la atención al cliente, la organización de eventos y el conocimiento de algún idioma como inglés o francés, recuerda que muchas empresas cuentan con clientes y socios internacionales.

Usualmente la titulación para trabajar en al área de secretariado se realiza a través de un FP, pero actualmente existe una amplia oferta de cursos tanto presenciales como a distancia que te permitirán especializarte sin necesidad de disponer ningún requisito.

 

Funciones

Principalmente serás el nexo de unión entre la dirección de una empresa y toda su actividad formal llevando a cabo las tareas de:  

  • Redactar documentación específica y elaborar documentos de trabajo (presentaciones, gráficos, textos…).
  • Gestionar las comunicaciones internas y externas, tanto orales como escritas, en lengua propia y/o extranjera.
  • Organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático.
  • Filtrar llamadas.
  • Coordinación y comunicación con el resto de departamentos.
  • Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes de negocio.
  •  Organización de eventos.

 

Habilidades profesionales

  • Polivalencia. Tal y como has podido comprobar las funciones son diversas y debes estar al pie del cañón para todo lo que se requiera de ti desde dirección.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Ser una persona discreta, ya que manejarás grandes cantidades de información sobre la compañía.
  • Debido a la cantidad de tareas que tendrás que realizar es necesario que sepas planificar y organizar tu propio trabajo con eficiencia.
  • Tener iniciativa, ser una persona proactiva y con ganas.
  • Tener habilidades sociales como la empatía, la amabilidad o la escucha activa.
  • Flexibilidad. El trabajo exige amplia disponibilidad horaria y posibilidad de participar en eventos, viajes…
  • Excelente redacción para elaborar los distintos documentos escritos.  

 

Salidas laborales y remuneración

El campo de actividad es muy amplio, ya que se puede ejercer la profesión tanto en empresas privadas (grande, mediana y pequeña) como en despachos profesionales (abogados, médicos, ingenieros, etc.) y en la administración pública.

La profesión suele estar bien remunerada, dependiendo del tipo de compañía para la que se trabaje, oscilando los 30.000 euros al año en una pequeña o mediana compañía y llegando a los 48.000 en una gran multinacional.

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