¿Cómo trabajar de secretaria o asistente de dirección?

Para trabajar en secretariado o como asistente de dirección no es necesario tener una carrera universitaria, en cambio, sí que es importante tener una formación sólida en este área. Las responsabilidades han ido variando a lo largo de los años y se han ampliado.

Hoy en día, el trabajo poco tiene que ver con la típica figura de secretaria de los años 60 y 70, en las que tan solo era necesario tener buenos modales. Actualmente las tareas de una secretaria o secretario pasan por trabajos de redacción y documentación, comunicación interna y externa, organización, gestión y control de archivo, coordinación de diferentes departamentos, ser nexo de unión entre empresa y clientes, y muchas más tareas.

Sin duda, poder formarse adecuadamente para esta profesión es clave para poder desarrollarla de forma efectiva y con soltura.

Formación requerida para Secretaría de Dirección

La formación en secretariado es muy completa e implica competencias de distinta índole:

• Financieras y administrativas: La formación financiera permite al profesional de la secretaría poder manejar distintos documentos a diario.
• Comunicación: Aprender a comunicar de forma eficaz en la empresa y conocer los protocolos necesarios para cada situación permite ser percibido con mayor profesionalidad.
• Ofimática: Hoy en día es clave que un asistente de dirección sea hábil con la ofimática y pueda manejar con fluidez sistemas operativos básicos, hojas de cálculo y procesadores de texto.
• Atención al cliente: Es un punto clave, la persona encargada de la secretaría de una empresa es el nexo de unión con el exterior, es decir, para muchos representará la imagen de la empresa.
• Organización de eventos: Tener nociones de organización de eventos será también una cualidad importante, ya que la secretaria o secretario participará de forma activa tanto en los eventos internos como externos.
• Idiomas: Manejar idiomas siempre es un plus. Especialmente inglés, aunque nociones de cualquier otro idioma también es valorado muy positivamente, especialmente en empresas con clientes o socios internacionales.

• Usualmente la titulación para trabajar en al área de secretariado se realiza a través de un FP, pero actualmente existe una amplia oferta de cursos tanto presenciales como a distancia que te permitirán especializarte sin necesidad de disponer ningún requisito.

   

  Funciones de un asistente de dirección

  Principalmente,como asistente de dirección serás el nexo de unión entre la dirección de una empresa y toda su actividad formal. Entre sus principales responsabilidades se encuentran las siguientes:

  1. Administración de agenda

  El asistente de dirección se encargará de planificar y organizar la agenda de la persona a la que asiste Deberá ser capaz de gestionar el tiempo de manera eficiente y no dejar de lado ningún evento. Esta labor abarca desde la organización de reuniones hasta la gestión de viajes de negocio.

   

  2. Administración de documentos

  Tal y como comentábamos anteriormente, los conocimientos en ofimática son importantes, ya que el asistente de dirección se encarga de organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional e informático.

  3. Atención al Público

  En este caso, cuando hablamos de atención al público nos referimos tanto al interno como al externo. Es decir, deberá atender a los diferentes departamentos y realizar las comunicaciones pertinentes, así como coordinarlos cuando sea necesario.

  Además, el área de secretaría también se encargará de recibir llamadas, derivarlas o filtrarlas si fuese necesario.

  4. Organización de la oficina

  La secretaría también es el área de la empresa que se encarga del mantenimiento de la oficina. Su misión será organizar y mantener el material y el mobiliario en buen estado y reemplazarlo cuando llegue el momento.

  5. Preparación de presentaciones

  Por último otra de las funciones consiste en redactar documentación específica y elaborar documentos de trabajo como presentaciones, gráficos u otros textos. Debemos tener en cuenta que dependiendo de la naturaleza de cada empresa las labores de secretaría pueden variar y no en todos los puestos de trabajo se darán todas las mencionadas y puede que algunos sectores haya labores adicionales.

  Habilidades profesionales necesrias para este puesto de trabajo

  Una vez vistas las principales funciones del asistente de dirección y qué áreas de formación son fundamentales para desempeñar este trabajo de forma efectiva, ahora vemos algunas capacidades que son muy útiles y te harán el trabajo más sencillo.

  • Polivalencia. Tal y como has podido comprobar las funciones son diversas y debes estar al pie del cañón para todo lo que se requiera de ti desde dirección.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Ser una persona discreta, ya que manejarás grandes cantidades de información sobre la compañía.
  • Planificación: Debido a la cantidad de tareas que tendrás que realizar es necesario que sepas planificar y organizar tu propio trabajo con eficiencia.
  • Tener iniciativa, ser una persona proactiva y con ganas.
  • Tener habilidades sociales como la empatía, la amabilidad o la escucha activa.
  • Flexibilidad. El trabajo exige amplia disponibilidad horaria y posibilidad de participar en eventos, viajes…
  • Excelente redacción para elaborar los distintos documentos escritos.

   

  Salidas laborales y remuneración de la decretaría de dirección

  El campo de actividad es muy amplio, ya que se puede ejercer la profesión tanto en empresas privadas (grande, mediana y pequeña) como en despachos profesionales (abogados, médicos, ingenieros, etc.) y en la administración pública. El sueldo medio de asistente de dirección es de unos 25.000€ brutos anuales. en España. Dependiendo del sector y el perfil este salario podría aumentar mucho. Perfiles muy especializados podrían llegar a alcanzar los 50.000€ brutos anuales.

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