El asistente a la dirección es la persona encargada de asistir a los gerentes y directivos de una empresa. El empleo de Asistente de Dirección precisa de una actitud proactiva y de conocer profundamente las metas y los objetivos de la empresa.
¿Quieres dedicarte a esta profesión? En este artículo encontrarás 7 consejos que no encontrarás en ningún lugar en el que se explique este trabajo y que te harán destacar en esta profesión.
¿Cómo ser un buen asistente de dirección?
Como Asistente de Dirección tu mayor propósito debe ser entender los objetivos de tu superior, ya que tu función será ayudarle a lograr sus metas estratégicas. Para conseguirlo deberás conocer sus normas y sus límites, así como familiarizarte con las metas y los objetivos de la empresa. Esto se puede conseguir con la escucha activa y preguntando todo aquello que veas necesario.
Evita reuniones innecesarias. Cuando tomes mensajes, realiza preguntas que te lleven al fondo de la cuestión, de forma que tu jefe/a pueda actuar sin necesitar clarificación. Como base de tus preguntas utiliza “quién”, “qué”, “por qué”, “dónde”, “cuándo”. Busca respuestas comprensibles. Realizar las preguntas correctas, te protegerá de pérdidas de tiempo y reuniones innecesarias.
Es esencial que entiendas las bases de tu empresa: su visión, sus objetivos, los principales competidores y clientes. Entender estos temas te permitirá tomar decisiones más acertadas.
Los asistentes de dirección brindan soluciones. Cuando plantees un problema trata de proveer siempre una solución. Deja claro que has pensado en ello y que puedes explicar los pros y los contras de la alternativa aportada.
Sé la memoria de tu jefe. Atesora en tu mente o apunta toda aquella información que pueda resultar valiosa. Si además comprendes las cuestiones y peculiaridades de las personas que se encuentran a cargo de tu jefe/a podrás ayudarle cuando sea necesario.
Estos consejos te permitirán destacar en tu profesión y ser el asistente de dirección ideal que desearía tener cualquier directivo/a de la empresa.
¿Qué cualidades facilitarán el trabajo del asistente a la dirección?
El asistente a la dirección debería tener como cualidad imprescindible las habilidades comunicativas necesarias tanto a nivel oral como escrito, además dominar algún idioma podría ser un gran añadido. Dependiendo de la empresa para la que vaya a trabajar esto último será también imprescindible.
La capacidad resolutiva, de trabajar bajo presión y de improvisar es una característica que facilitará mucho su trabajo ya que ofrecerá soluciones rápidas y adecuadas en el caso de necesitarlo. Algo que será muy valorado por la dirección.
Transmitir confianza y fidelidad así como la capacidad de tomar la iniciativa favorecerá la confianza que los directivos tengan sobre el asistente y les permitirá relajarse en cuanto a las tareas que en él depositen.
¿Qué hace el asistente de dirección?
El asistente a la dirección es la persona que asiste a los directivos de una empresa o departamento concreto. Las funciones son muy diversas y pueden variar dependiendo de la empresa concreta.
En algunas empresas el asistente a la dirección se encargará de las áreas concretas relacionadas con el equipo directivo como la elaboración de informes, la organización de información necesaria, la preparación de reuniones, la recepción de personal, documentación y llamadas telefónicas y en general, colaborar en ciertas labores administrativas.
Pero en otras ocasiones estará contratado como mano derecha del jefe/a por lo que podría encargarse de planificar la agenda de su jefe y ayudarle con todas sus actividades profesionales y personales.
Estos asistentes también podrán asistir a eventos cuando sean necesario, tomar nota de diversas informaciones como las actas de las reuniones, realizar reportes y estructurar los expedientes y documentación necesaria.
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